Online görüşme kaydı ve otomatik transkripsiyon: KVKK rehberi

Online görüşme kaydı, seansın sesinin veya görüntüsünün bir dosya olarak tutulmasıdır. Otomatik transkripsiyon, konuşmanın yazıya dönüştürülmesidir. Yapay zekâ özeti ise bu dökümden tema, kısa not veya eylem önerisi üretilmesidir.

Bu üç işlem aynı değildir; fakat üçü de yeni kişisel veri kopyaları oluşturabilir. Terapi görüşmesinin içeriği sağlık verisi niteliği taşıyabileceği için kayıt, döküm ve özetler çoğu durumda özel nitelikli kişisel veri bakımından ayrıca değerlendirilmelidir.

En güvenli başlangıç sorusu “Hangi aracı kullanalım?” değil, “Bu kayda gerçekten ihtiyacımız var mı?” sorusudur.

Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki veya klinik danışmanlık değildir. Mesleki statünüz ve gerçek veri akışınız için bir KVKK uzmanından ya da avukattan görüş alın. Görüşme Yap sağlık hizmeti değil, görüşme altyapısı sunar.

Kayıt, transkripsiyon ve yapay zekâ özeti arasındaki fark

Bir araç aynı görüşme üzerinden birden fazla veri katmanı oluşturabilir:

| İşlem | Oluşan veri | Başlıca risk | |---|---|---| | Ses veya görüntü kaydı | Ses, yüz, ortam ve konuşmanın tamamı | Kalıcı ve ayrıntılı bir kopya oluşması | | Otomatik transkripsiyon | Kelime kelime konuşma dökümü | Aranabilir ve kolay paylaşılabilir metin oluşması | | Yapay zekâ özeti | Seçilmiş temalar, yorumlar ve kısa notlar | Yanlış çıkarım, bağlam kaybı ve ikincil kullanım |

Transkripsiyon için sesin önce işlenmesi gerekir. Bazı servisler yalnızca geçici ses akışı kullanırken bazıları ses dosyasını, dökümü veya her ikisini saklayabilir. Yapay zekâ özeti de ayrı bir sağlayıcıya gönderilebilir. Bu yüzden arayüzde tek bir “not al” düğmesi görülse bile arka planda birden fazla hizmet ve aktarım bulunabilir.

Önce gereklilik ve ölçülülük testi yapın

KVKK'nın genel ilkeleri, verinin belirli ve meşru amaçlarla; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenmesini gerektirir. “Daha sonra işe yarayabilir” düşüncesi tek başına bütün seansı kaydetmek için yeterli bir amaç değildir.

Kayda başlamadan önce şu sırayla ilerleyin:

1. Amacı tek cümlede yazın: süpervizyon, eğitim, araştırma veya başka bir amaç.
2. Aynı amaca kayıtsız ulaşmanın mümkün olup olmadığını değerlendirin.
3. Tüm seans yerine daha kısa bir bölümün yeterli olup olmadığını sorun.
4. Görüntü yerine yalnızca sesin, ses yerine anonimleştirilmiş kısa notun yeterli olup olmadığını değerlendirin.
5. Amaç tamamlandığında verinin ne zaman ve nasıl silineceğini baştan belirleyin.

Bağımsız çalışan birçok terapist için seans sonrasında elle tutulan, gerekli bilgilerle sınırlı bir klinik not yeterli olabilir. Kayıt alınmaması, hem ihlal etkisini hem de saklama ve erişim yükünü azaltır.

Sağlık verisi için işleme şartını belirleyin

Seans sırasında anlatılan tanı, belirti, ilaç kullanımı, travma öyküsü veya ruhsal durum bilgileri sağlık verisi olabilir. Sağlık verisi, KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir.

2024'te değişen KVKK 6. madde özel nitelikli kişisel veriler için birden fazla işleme şartı düzenler. Bu nedenle “her durumda açık rıza yeterlidir” veya “terapi hizmeti verildiği için her türlü kayıt alınabilir” şeklinde bir varsayım kurmayın. Uygulanacak şart; mesleki statü, sır saklama yükümlülüğü, işlemenin amacı ve zorunluluğu üzerinden belirlenmelidir.

Kayıt, transkripsiyon ve üçüncü taraf yapay zekâ özeti seansın kendisinden ayrı işleme faaliyetleridir. Her biri için amaç, işleme şartı, aktarım ve saklama süresi ayrıca belgelenmelidir. Güncel şartları KVKK Kurumunun özel nitelikli kişisel veriler rehberinden kontrol edebilirsiniz.

Aydınlatma, açık rıza ve mesleki onamı ayırın

Aydınlatma, işlenen veriyi, amacı, hukuki sebebi, aktarım taraflarını, toplama yöntemini ve ilgili kişinin haklarını açıklar. İşleme açık rızaya dayanmasa bile aydınlatma yükümlülüğü devam eder.

Açık rıza, uygulanabilir işleme şartının bu olduğu faaliyetlerde belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle verilen onaydır. “Her türlü veri işlemeyi kabul ediyorum” gibi genel ifadeler yerine faaliyetleri ayrıştırın.

Örneğin, açık rızaya dayanılması gerektiği hukuken belirlendiyse aşağıdaki işlemler tek kutuda birleştirilmemelidir:

• Seans sesinin veya görüntüsünün kaydedilmesi
• Kaydın üçüncü taraf hizmetle yazıya dönüştürülmesi
• Dökümün yapay zekâ ile özetlenmesi
• Kayıt veya dökümün süpervizörle paylaşılması

Bilgilendirilmiş onam ise kaydın seans ilişkisine etkisi, gizlilik sınırları, süpervizyon yöntemi ve mesleki süreç gibi klinik konuları kapsar. KVKK aydınlatmasının yerine geçmez.

Transkripsiyon ve yapay zekâ sağlayıcısına sorulacak sorular

Gerçek danışan verisini bir araca göndermeden önce şu soruların yazılı cevabını alın:

• Ses, görüntü, döküm ve özet nerede işleniyor?
• Veri hangi ülkelerde ve hangi tüzel kişiler tarafından tutuluyor?
• Alt işleyenler kimler?
• Ham ses dosyası saklanıyor mu; saklanıyorsa ne kadar süreyle?
• Döküm ve istemler model eğitimi veya ürün geliştirme için kullanılıyor mu?
• İnsan incelemesi yapılıyor mu?
• Model eğitimi kullanımını kapatan bir kurumsal ayar veya sözleşme var mı?
• Silme talebi asıl sistem, alt işleyenler ve yedeklere nasıl yansıyor?
• Erişimler kayda alınıyor ve müşteriye raporlanıyor mu?
• Güvenlik olayı yaşandığında ne kadar sürede bilgi veriliyor?

“Verileriniz güvende” veya “kurumsal düzeyde şifreleme” gibi genel pazarlama cümleleri bu soruların yerini tutmaz. KVKK Kurumunun üretken yapay zekâ rehberi, yapay zekâ yaşam döngüsündeki kişisel veri işlemlerinin şeffaf ve denetlenebilir biçimde ele alınmasını önerir.

Yurt dışı aktarımını ayrıca kontrol edin

Transkripsiyon veya yapay zekâ sağlayıcısının yurt dışında bulunması, verinin yurt dışına aktarılması sonucunu doğurabilir. Yalnızca uygulamanın Türkçe olması veya Türkiye'den satın alınabilmesi, verinin Türkiye'de kaldığını göstermez.

KVKK 9. maddede 1 Haziran 2024'te yürürlüğe giren sistem; yeterlilik kararı, uygun güvenceler ve sınırlı arızi hâller üzerinden değerlendirme yapılmasını gerektirir. Standart sözleşme uygun güvence yöntemlerinden biridir; ancak doğru taraf türüne göre hazırlanması ve Kuruma bildirilmesi gerekir.

Aktarımın gerçek yapısını sağlayıcıdan öğrenin ve güncel seçenekleri Kurumun Yurt Dışına Aktarım sayfasından kontrol edin. Düzenli biçimde kullanılan yabancı bir transkripsiyon hizmetini otomatik olarak “arızi aktarım” kabul etmeyin.

Saklama ve silme planı nasıl kurulmalı?

Kayıt alınmadan önce her veri katmanı için ayrı süre belirleyin:

• Ham ses veya görüntü kaydı
• Otomatik transkripsiyon
• Yapay zekâ özeti
• Terapistin nihai klinik notu
• Erişim ve güvenlik logları
• Sağlayıcı ve alt işleyen yedekleri

Süpervizyon amacıyla alınan bir kaydı, amaç tamamlandıktan sonra “belki tekrar gerekir” diye süresiz tutmayın. Ham dökümden gerekli ve doğru bilgileri kontrollü klinik nota aktardıysanız, dökümün ayrıca saklanmasının gerekip gerekmediğini yeniden değerlendirin.

Bilgisayardaki dosyayı silmek, bulut kopyasını ve yedekleri otomatik olarak silmeyebilir. Sağlayıcının silme akışını test edin ve silmenin yedeklere ne zaman yansıdığını sözleşmeden doğrulayın. Silme, yok etme ve anonim hâle getirme yönetmeliği, uygulanan yöntemlerin politika ve prosedürlerde açıklanmasını gerektirir.

Teknik ve idari önlemler

Kayıt kaçınılmazsa yalnızca dosya şifrelemeye güvenmeyin. Birlikte uygulanabilecek önlemler şunlardır:

• Kayıt özelliğini varsayılan olarak kapalı tutmak
• Her kayıt için amaç ve bitiş tarihi tanımlamak
• Dosyaları şifreli cihaz veya kurumsal depolamada tutmak
• Güçlü parola ve iki adımlı doğrulama kullanmak
• Otomatik kişisel bulut yedeklemesini kapatmak
• Terapist, sekreter ve süpervizör erişimlerini ayırmak
• İndirme ve paylaşma yetkilerini sınırlamak
• Erişim ve silme işlemlerini kayda almak
• Tedarikçiyle veri işleme hükümlerini yazılılaştırmak
• Basit bir veri ihlali müdahale planı hazırlamak

Kayıt yanlış kişiye gönderilir, cihaz kaybolur veya hesap ele geçirilirse olayın kapsamını hızla belirleyin ve erişimi kesin. KVKK Kurulunun yaklaşımında, ihlalin öğrenilmesinden itibaren Kuruma bildirim için 72 saatlik süre esas alınır; etkilenen kişilerin de makul olan en kısa sürede bilgilendirilmesi beklenir. Somut olayda izlenecek adımları hukuk ve bilgi güvenliği uzmanıyla yönetin.

Yapay zekâ çıktısı klinik not yerine geçer mi?

Hayır. Konuşma tanıma sistemi kelimeleri yanlış duyabilir; özetleme modeli konuşmacıları karıştırabilir, bağlamı kaybedebilir veya söylenmeyen bir sonucu metne ekleyebilir. Duygusal yoğunluğu yüksek, sessizliklerin ve yarım cümlelerin anlam taşıdığı seanslarda bu risk büyür.

Gerçek kullanım düşünülüyorsa aracı önce tamamen kurgusal verilerle test edin. Türkçe doğruluğunu, konuşmacı ayrımını, silme davranışını ve model eğitimi ayarlarını kontrol edin. Üretilen metni uzman incelemeden klinik kayda aktarmayın; otomatik özeti tanı veya klinik karar üretmek için kullanmayın.

Kayıt karar ağacı

Her kayıt veya yapay zekâ aracı öncesinde aşağıdaki karar ağacını kullanın:

1. Belirli ve gerekli bir amaç var mı? Yoksa kaydetmeyin.
2. Aynı amaca daha az veriyle ulaşılabilir mi? Ulaşılabiliyorsa kapsamı daraltın.
3. Her işlem için hukuki şart belirlendi mi? Belirsizse uzman görüşü alın.
4. Danışan anlayacağı dille bilgilendirildi mi? Hayırsa işlemi başlatmayın.
5. Açık rıza gerekiyorsa ayrı ve özgür biçimde alındı mı? Hayırsa rızaya dayalı işlemi yapmayın.
6. Sağlayıcılar, alt işleyenler ve veri konumu belli mi? Belirsizse aracı kullanmayın.
7. Yurt dışı aktarım mekanizması doğrulandı mı? Doğrulanmadıysa veri göndermeyin.
8. Saklama sonu ve silme yöntemi belli mi? Değilse önce planı tamamlayın.
9. Çıktıyı insan denetleyecek mi? Denetim yoksa klinik amaçla kullanmayın.

Görüşme Yap kayıt alıyor mu?

Görüşme Yap, seans sesini, görüntüsünü ve mesajlaşma içeriğini kaydetmediğini belirtir. Platform bugün otomatik transkripsiyon veya yapay zekâ seans özeti sunmaz. Bu yaklaşım kayıt kaynaklı veri kopyalarını azaltır; ancak terapistin kendi cihazında veya başka bir hizmette başlattığı kayıt faaliyetlerinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Platformun görüşme güvenliği ve mevcut ürün kapsamı için uçtan uca şifreleme açıklamasını inceleyebilirsiniz. Bütün online seans veri akışını değerlendirmek için görüntülü görüşmelerde KVKK kontrol listesine geçebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Danışan kayda onay vermezse seans yapılabilir mi?

Kayıt seansın yürütülmesi için zorunlu değilse, hizmeti kayda verilen rızaya bağlamak rızanın özgür iradeyle verilmesini zayıflatabilir. Kayıtsız bir alternatif sunulması çoğu senaryoda daha güvenli yaklaşımdır.

Yalnızca transkripsiyon alıp sesi saklamamak riski ortadan kaldırır mı?

Hayır. Ham sesin tutulmaması riski azaltabilir; ancak yazılı döküm seans içeriğini taşımaya devam eder. Dökümün işleme şartı, aktarımı, erişimi ve silinmesi ayrıca yönetilmelidir.

Yapay zekâ sağlayıcısı veriyi model eğitiminde kullanmıyorsa sorun çözülür mü?

Bu önemli bir kontrol noktasıdır ama tek başına yeterli değildir. Veri konumu, alt işleyenler, erişim, saklama, yurt dışı aktarımı, güvenlik ve silme süreçleri de doğrulanmalıdır.

Şifreli kayıt KVKK uyumlu mudur?

Şifreleme güçlü bir teknik önlemdir; fakat işleme amacı ve şartı olmayan, gereğinden uzun tutulan veya gereksiz bir kaydı tek başına hukuka uygun hâle getirmez.

Sonuç

Online seans kaydı, transkripsiyon ve yapay zekâ özeti zaman kazandırabilir; fakat her biri yeni bir veri kopyası ve yeni bir sorumluluk oluşturur. Önce gereklilik testini yapın, işlemleri birbirinden ayırın, sağlayıcının gerçek veri akışını belgeleyin ve silme planını kayıt başlamadan hazırlayın.

Bir araç hakkında “Danışanımın sözleriyle tam olarak ne yapıyor?” sorusuna açık cevap veremiyorsanız, gerçek seans verisini o araca göndermeyin.